Communicatie is alles

Waarom duren vergaderingen vaak te lang?

Ken jij de teleurstelling van een vergadering die weinig inspirerend is, lang duurt en uitloopt. Tijdens de vergadering merk je dat Henk maar blijft doorpraten, Marjan is het bij voorbaat al niet eens met de nieuwe voorstellen en de voorzitter komt twijfelachtig over en is niet opgewassen tegen ongemotiveerd gedrag van bepaalde teamleden. De tijd tikt door en binnen de geplande tijd zijn er slechts drie van de acht punten besproken. De doelen van de vergadering lopen vertraging op, sterker nog ze worden helemaal niet gehaald.

Vergaderingen zijn bij uitstek situaties waar al snel communicatieproblemen ontstaan. Neem alleen al het verschil tussen mannen- en vrouwentaal. Vrouwen willen voordat ze een beslissing nemen, eerste het voorstel bespreken. Terwijl mannen de neiging hebben een beslissing mede te delen. En daar begint het verschil van communiceren al. Het loopt al snel uit op een discussie, omdat men elkaar niet begrijpt. De aandacht is afgeleid en andere leden raken verveeld en zijn in die tussentijd met andere dingen bezig. De kans is groot dat de vergadering uitloopt en dat er weinig concrete afspraken zijn gemaakt.

Tips bij het leiden van een vergadering

Je voorbereiding:

90% van je succes is de voorbereiding.

Neem de agendapunten goed door en zorg dat je weet waarover je praat. Mensen hebben snel door als je er omheen praat, omdat je onvoldoende kennis van zaken hebt. Wees goed voorbereid op vragen, weerstanden en situaties die een discussies kunnen veroorzaken.

Het leiden van je vergadering:

Begin en eindig de vergadering op tijd.

Begin op de afgesproken tijd en met een korte inleiding de vergadering en eindig met de samenvatting en de concrete afspraken op tijd. Vergaderingen die uitlopen, leveren vaak ergernis op, omdat het te lang duurt. Bespreek de concrete doelen en geef bij ieder agendapunt de tijdsduur aan, want zo verminder je de kans op verveling en lange discussies. Vergeet vooral niet om actief te luisteren naar de input van de teamleden. Hiermee toon je respect en neem je de teamleden serieus. Spreek duidelijk, beknopt en vermijd gespreksbedervers om de sfeer goed te houden. Geef ieder teamlid de gelegenheid om zijn standpunt in te brengen en stel vragen aan teamleden die weinig betrokkenheid tonen. Vat de besproken punten samen, voordat je op tijd de vergadering afsluit.

Je nazorg

Mail de notulen met de concrete afspraken zo snel mogelijk naar alle leden van de vergadering. De kracht is herhalen. Dus herinner de leden aan hun verantwoordelijkheden en deadlines. Vraag tussendoor naar de voortgang en de resultaten.

Communicatietips

• • Neem bewust waar en luister met aandacht
  • Leef je in om de reactie van de ander te begrijpen
  • Reageer zonder vooroordeel
  • Toon respect voor de mening of reactie van de ander

Wil jij jouw communicatie verbeteren klik dan op deze link en neem contact met ons op.