Communicatie is alles
Tijd is kostbaar. Want tijd verstrijkt en is niet meer terug te winnen. Door ineffectieve communicatie tijdens vergaderingen gaat kostbare tijd verloren. Daardoor lopen de doelen van de vergadering vertraging op of ze worden helemaal niet gehaald.
Vergaderingen zijn bij uitstek situaties waar zich communicatieproblemen voordoen. Neem alleen al het verschil tussen mannen- en vrouwentaal. Vrouwen geven bij het nemen van een beslissing de voorkeur aan overleg. Het voorstel wordt eerst besproken. Terwijl mannen de neiging hebben een beslissing mede te delen. Waar vrouwen willen overleggen, streven mannen naar goedkeuring van het voorstel. Een groot verschil van communiceren.
Deelnemers vinden vergaderingen weinig inspirerend als de gesprekken lang duren en er discussies ontstaan, omdat men elkaar niet begrijpt. De gedachten dwalen snel af en na afloop van de vergadering is de informatie niet of maar half overgekomen.
Samenspel
Er zijn veel oorzaken van ineffectieve en (te) lange vergaderingen, maar in de meeste gevallen zit het hem in gebrekkige communicatie. Managers die een vergadering leiden, vinden dat de deelnemers niet gemotiveerd zijn en daardoor te weinig initiatief tonen. Niet helemaal eerlijk natuurlijk, want de oorzaak is vaak te weinig samenspel.
Door een evenwichtig samenspel tussen de leider en de teamleden wordt er meer bereikt in minder tijd. Rekening houden met verschillende communicatiestijlen en de deelnemers aansporen om zich actief op te stellen zijn middelen om de betrokkenheid te verhogen. En om meer commitment te bereiken.
Tips
- Denk eraan dat een belangrijk deel van de communicatie non-verbaal is; de meeste signalen worden zo afgegeven.
- Zorg voor duidelijkheid; formuleer op een manier dat de teamleden de informatie begrijpen.
- Accepteer de communicatiestijl van de ander, zonder waardeoordeel.
- Oordeel niet te snel en geef de ander de kans een mening te geven, vragen te stellen of punten in te brengen.
- Waak ervoor dat kritiek persoonlijk wordt; persoonlijke aanvallen pakken altijd nadelig uit.
- Zorg voor een evenwichtige inbreng; managers zijn vaak zelf te veel aan het woord en luisteren te weinig naar de reacties van deelnemers.
- Maak er een goed samenspel van met een gezamenlijk doel!
-Ria van Tol, business expert Marketing & Sales
Recente reacties